POR C.P. Y L.D. ALMA NIDIA PALOMO MARQUEZ
Maestría en contribuciones
Coordinadora de la CROSS Bienio 2025-2026 del CCPEP.
direccion@syse.mx
El contador debe estar en constante capacitación para mantenerse siempre actualizado, son muy importantes los temas fiscales, laboral y de seguridad social, sin embargo actualmente debe tener un amplio conocimiento de las herramientas tecnológicas para llevar a cabo sus actividades, se debe actualizar y adaptarse en el uso de los sistemas que le permitan desarrollar sus actividades en el menor tiempo y en ocasiones incurriendo en costos adicionales, pero con la ventaja de agilizar y eficientizar los procesos, disminuyendo las probabilidades de cometer errores, éste articulo tiene como finalidad dar a conocer las herramientas tecnológicas gratuitas que proporciona la autoridad relacionada con la nómina y algunas otras que se pueden adquirir para los despachos contables y para las empresas con el objetivo de conciliar la información, incluso que permitan implementar un sistemas de control interno para mejorar sus resultados de un Compliance Laboral eficiente.
CONCILIACION DE CFDI DE NOMINA
La Conciliación de CFDI de Nómina plantea dos enfoques, la autoridad y contador que debe considerar para sus controles internos:
Conciliación de CFDI de Nóminas por parte de la Autoridad:
En el Plan maestro de 2024 la autoridad señala que la fiscalización se llevaría a cabo atreves de la inteligencia artificial, el objetivo de este plan maestro fue aumentar la recaudación de forma histórica, permitiéndole además disminuir costos para llevarla a cabo, como se puede constatar en el informe tributario y de gestión del primer trimestre de 2024, el costo de la recaudación fue de 24 centavos por cada 100 pesos, esta estrategia del SAT continua para el año 2025.
Esta herramienta permitirá a la autoridad llevar a cabo su cometido y es una razón muy importante para que las organizaciones implementen controles, incluso inviertan en herramientas que les permitan obtener los mejores resultados y disminuir la posibilidad de hacerse acreedor al pago de diferencias de impuestos, multas y hasta el bloqueo de sellos por incumplimiento de pago.
Herramientas Tecnológicas por parte de la Autoridad Fiscal
El SAT cuanta con varias herramientas electrónicas, una de ellas sirve para la emisión de CFDI de nómina, esta herramienta es sin costo y los requisitos para poder emitir el comprobante desde el portal son: e-firma o contraseña para poder ingresar a la plataforma y certificado de sello digital y para persona física con la e-firma pueden timbrarlas.
Otra herramienta con la que cuenta la página del SAT es el Visor de comprobante de nómina del Patrón, que le permite con la información extraída de los CFDI de nómina, visualizar las percepciones de las nóminas gravadas y exentas, las deducciones y revisar el acumulado de nóminas, el detalle por mes, las retenciones de impuestos sobre la renta y también el entero del impuesto retenido a los trabajadores por parte de los patrones, de esta manera tanto el patrón como la autoridad pueden conciliar lo timbrado versus lo enterado.
También cuenta con un visor exclusivo para los trabajadores con el que pueden revisar de manera anticipada la información que el patrón o los patrones timbraron, los ingresos correspondientes provenientes de la actividad de sueldos y salarios, incluyendo ingresos por asimilables a salarios, la retención realizada por el patrón y el subsidio efectivamente pagado, el requisito para poder descargar este visor es: contar con e firma o contraseña del SAT.
Visor de Deducciones personales, en el que tanto los contribuyentes (personas físicas) como la autoridad pueden encontrar información de los CFDI de honorarios médicos, dentales, gastos hospitalarios, gastos funerarios, donativos, colegiaturas, intereses reales, primas de seguros de gastos médicos, aportaciones voluntarias y complementarias y planes personales de retiro y transporte escolar, esta herramienta permite a ambos conciliar que los gastos estén identificados con el uso del CFDI correcto y la forma de pago, de lo contrario aparecerán en la columna de no clasificado, con esto la devolución automática no procederá, y se tendrá que solicitar la devolución de manera manual atreves del buzón tributario, la liga para descargar los visores de las personas físicas:
https://www.sat.gob.mx/portal/public/tramites/declaraciones-pf
La Conciliación de quejas por facturación es el trámite donde el contribuyente solicita la intervención de la autoridad para que actúe como conciliadora y orientadora, tal como lo establece la Regla 2.7.1.44. de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2025:
“I. No les sea expedido el CFDI correspondiente a las personas que adquieran bienes, disfruten de su uso o goce temporal, reciban servicios o aquellas a las que les hubieran retenido contribuciones, aunque ya hayan solicitado la expedición del CFDI, o bien, el CFDI carezca de algún requisito fiscal o existan errores en su contenido.
II. Les sea cancelado el CFDI de una operación existente sin motivo y no se expida nuevamente el CFDI correspondiente.
III. Realicen el pago de una factura y no reciban el CFDI de pagos correspondiente.
IV. Les emitan un CFDI de nómina y no exista relación laboral con el emisor del comprobante.
V. Le emitan algún CFDI por concepto de ingreso, egreso o pago, en donde no exista relación comercial con el emisor del comprobante.
VI. Requieran la cancelación de una factura y el receptor no la acepte, aun y cuando la cancelación sea procedente”.
Los lineamientos para la Conciliación de quejas por facturación, está establecido en la ficha de tramite 304/CFF, del anexo 1-A, de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2025, publicada el día 30 de diciembre de 2024, accediendo a la siguiente liga:
https://aplicacionesc.mat.sat.gob.mx/mx.gob.sat.agsc.solicitud.internet.cfdi.web/solicitud.aspx
Ingresando al portal se puede solicitar:
1.- La emisión de factura electrónica
2.- La reexpedición de factura
3.- La cancelación del recibo de nómina no reconocido
4.- La cancelación de factura no reconocida
5.- La aceptación de la cancelación de facturas.
6.- La emisión de complemento de pago.
Si se solicita la cancelación de algún recibo de nómina no reconocido por parte del trabajador, éste trámite se realiza desde el portal del SAT, se debe contar con un correo electrónico y los requisitos para este trámite son:
- RFC del emisor y el RFC del Receptor
- Fecha de emisión del comprobante
- Folio Fiscal
Una vez que se realiza el trámite el trabajador recibirá un acuse con el número de folio de la solicitud a la dirección de correo electrónico que proporcionó, este número de folio le permitirá dar seguimiento a la solicitud y verificar de manera constante el estatus del trámite, el plazo máximo para que la autoridad resuelva será de 6 días, periodo en el que el SAT puede solicitar información adicional y el trabajador cuenta con en un plazo máximo de 2 días naturales para entregarla.
Llegará una solicitud al buzón tributario o dirección de correo del contribuyente (Patrón) para dar seguimiento a la solitud. En la Regla Miscelánea se estable que este tipo de solicitudes no escalará a instancias, ni genera derechos u obligaciones distintas a las ya señaladas por las leyes fiscales ya que la autoridad fungirá como intermediaria y orientadora de los contribuyentes.
Estas herramientas también son un medio eficiente para la fiscalización a los contribuyentes por parte de la autoridad que tiene toda la información en sus bases de datos y tal como ya lo declaró con la ayuda de la inteligencia artificial realiza la conciliación de la información de cada contribuyente y está facultada para realizar las revisiones electrónicas que señala el artículo 42 de CFF.
Revisiones Electrónica por parte de la Autoridad Fiscal
La autoridad está facultada para realizar revisiones electrónicas, para comprobar si se ha cometido la omisión de alguna obligación fiscal o se ha cometido algún delito fiscal, como lo señala el artículo 42 del Código Fiscal de la Federación en la fracción IX, y el procedimiento se encuentra en el artículo 53 B del mismo código:
I.- Pre liquidación
II. Plazo para corregir la situación fiscal- 15 días.
III.- Analizar las pruebas por parte de la autoridad – 10 días (podrá solicitar información adicional)
IV.- plazo para la notificación de la resolución – 40 días
El plazo máximo para la conclusión del procedimiento es de 6 meses.
Algunas cuentas relacionadas con la nómina que pudiera revisar la autoridad son:
1.- Conciliación de las retenciones de ISR por Sueldos y Salarios y el CFDI de nómina.
2.- Conciliación del monto de Sueldos, Salarios y Asimilables deducibles coincidan con el Visor de Nomina del Patrón.
3.- El subsidio efectivamente pagado al trabajador coincida con el monto acreditado en las declaraciones de pago provisional.
Conciliación de CFDI de Nóminas por parte del Contador:
Actualmente existen herramientas tecnológicas que nos ayudarán a automatizar las diferentes conciliaciones, que al establecer procedimientos de control interno permitan tener información verídica y en tiempo real, las revisiones de información deben ser periódicas y se debe comparar las cuentas de la balanza de comprobación contra los visores de nómina, las revisiones se pueden realizar de forma semanal, quincenal o mensual, las cuentas que se deben conciliar también con la información precargada en el portal del SAT, tratándose de los pagos provisionales y de las declaraciones anuales, la cuentas que se deben conciliar son: sueldos, subsidio al empleo efectivamente pagado al trabajador, retenciones de ISR, prestaciones otorgadas al trabajador (gravadas y exentas), deducciones personales y otras cuentas que se considere necesario.
Otras Herramientas tecnológicas
Además de obtener información de las herramientas tecnológicas de la autoridad, también se pueden adquirir sistemas administrativos que ofrecen otras opciones para conciliar, como el software que automatiza la descargar y la conciliación de XML, incluso hay sistemas conocidos como “Enterprise Resource Planning” (ERP), o “Planificación de Recursos Empresariales” que se programan para realizar la conciliación de los CFDI de nómina, con éstos sistemas administrativos podemos lograr identificar si algún CFDI de nóminas esta cancelado y contabilizado, para poder corregir las póliza y aportan algunos otros beneficios con relación al cálculo de impuestos y disminución de tiempos para identificar algún error en el CFDI.
Compliance Fiscal – Laboral
Para tener la certeza de que se está cumpliendo con todas obligaciones fiscales y laborales, es importante diseñar dentro de las organizaciones el Compliance Fiscal – Laboral, que incluya además de todos los contratos y demás requisitos que establezcan la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS), el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y la Secretaría de Finanzas de los Estados, entre otras, incluir la revisión y conciliación de impuestos y contribuciones antes señalados, el impuesto de nómina estatal, el entero y pago correcto de las cuotas de seguridad social y la conciliación del monto acumulado por concepto de Sueldos que sirve también para la declaración anual.
Para realizar la conciliación de nómina se pueden seguir los siguientes pasos:
1.- Descargar del sistema de nóminas un acumulado por trabajador y general, semanalmente o quincenal según el periodo de pago de las nóminas
2.- Descargar el Visor de nóminas del Patronal, semanal o quincenal desacuerdo al periodo de pago de las nóminas.
3.- Conciliar información de ambos reportes e identificar que el número de CFDI timbrado en el sistema coincida con el del visor de nómina del patrón.
4.- El monto de sueldo acumulado del visor de nómina debe coincidir con el reporte del sistema de nómina y la balanza de comprobación.
5.-. El monto de las retenciones del visor de nómina debe coincidir con el sistema de nómina y la balanza de comprobación.
6.- Con esta conciliación se pueden identificar algunos errores comunes como son: recibos pendientes de timbrar, recibos cancelados por error, o CFDI duplicados que originen el inexacto entero de retenciones de impuesto sobre la renta.
7.- Las retenciones de ISR enteradas deben coincidir con el monto del Visor de nómina y la balanza de comprobación.
8.- Si se encuentran diferencias deben ser enteradas antes de recibir un requerimiento por parte de la autoridad.
Sanciones y Multas
El Artículo 83 del Código Fiscal de la Federación, en la fracción VII señala las infracciones por no expedir los CFDI, y la sanción está establecida en el artículo 84 fracción IV del CFF y el artículo 73 del mismo ordenamiento señala que no se impondrán multa cuando se cumpla en forma espontánea.
Adaptarnos al uso de la inteligencia artificial, capacitarnos para el uso de las herramientas electrónicas y aprovechar la información electrónica disponible, ésto facilita el cumplimiento de las obligaciones fiscales y facilita las actividades que desarrollamos como contadores.
BIBLIOGRAFÍA
http://omawww.sat.gob.mx/gobmxtransparencia/Paginas/Transparencia/itg.html
http://omawww.sat.gob.mx/cifras_sat/Documents/ITG_2022_3T.pdf
http://omawww.sat.gob.mx/gobmxtransparencia/Paginas/Transparencia/itg.html
